Dokumente sorgsam aufbewahren
Mithin herausfordernd stellt sich die Arbeit des Standesamtes in Weil am Rhein in unmittelbarer Nähe zur Schweiz dar. Da die Eidgenossen nicht zur Europäischen Union gehören, ist sie auch nicht an die EU‑Urkundenverordnung gebunden. Auch die Tatsache, dass in Weil am Rhein mehr als 120 verschiedene Nationalitäten zuhause sind, sorgt für so manche Herausforderung im Arbeitsalltag. Da kann es dann schon einmal langwierige, komplizierte Verfahren geben.
Ganz nach dem Motto: Heute schon an morgen denken, appellieren die Weiler Standesbeamtinnen Urkunden und Gerichtsurteile aus dem Ausland unbedingt aufzubewahren. Kathrin Freude macht deutlich: „Auch Jahrzehnte später kann das Dokument wichtig werden. Wenn es etwa um Nachweise für Kinder oder Erben, um Staatsangehörigkeitsfragen oder um die Klärung alter Vermögensverhältnisse geht. Ein verlorenes Dokument ist oft nur schwer oder gar nicht mehr zu beschaffen.“
Ausländische Urkunden gibt es in mehreren Varianten – je nachdem, welches Personenstandsereignis (Geburt, Ehe, Scheidung oder Sterbefall) relevant ist. Sie liefern international gültige Nachweise.
Ein Dokument für Sterbefälle etwa wirkt auf den ersten Blick wie ein Blatt Papier, das man nach der Ausstellung eigentlich nie wieder braucht. In der Praxis ist die Sterbeurkunde oft wichtig für spätere rechtliche, finanzielle und familiäre Angelegenheiten. Sterbefälle können viele Jahre später noch wichtig werden, etwa bei Nachlassstreitigkeiten, Rentenansprüchen von Hinterbliebenen oder Staatsangehörigkeitsnachweisen für spätere Generationen.
Anderes Beispiel: Urteile der ausländischen Justiz über eine Scheidung bestätigen, dass eine solchige im Ausland rechtswirksam festgestellt oder registriert wurde. Unter Umständen muss sie in Deutschland erst anerkannt werden. Außerdem: Wer in Deutschland erneut heiraten möchte, muss nachweisen, dass frühere Ehen gültig geschieden wurden. Ohne diese Anerkennungsverfahren der inländischen Justizbehörden muss das Standesamt die Eheschließung verweigern. Solche Urkunden und Urteile sind zudem relevant für Renten, Versicherungen und Vermögensfragen.
EU‑weit gibt es einheitliche Regeln. Seit 2019 gilt hier die EU‑Urkundenverordnung. Sie sorgt dafür, dass bestimmte Personenstandsurkunden ohne Apostille (Beglaubigungsvermerk) anerkannt werden, beispielsweise Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden oder eingetragene Partnerschaften. Es gibt mehrsprachige Formulare, die die Anerkennung erleichtern.
Zu den schönen Tätigkeiten der Standesbeamtinnen gehört natürlich die Zeremonie zur Eheschließung. Davon gab es im vergangenen Jahr 105 an der Zahl (2024: 115). Auch hier aber kann es zu unliebsamen Überraschungen kommen. „Wir arbeiten mit Urkunden aus aller Welt. Die Gesetze zur Eheschließung oder zum Namensrecht sind in allen Ländern unterschiedlich und müssen beachtet werden“, erklärt Freude.
Und so könne es durchaus vorkommen, dass die Durchführung des Eheschließungsverfahrens lange Zeit in Anspruch nehme. Gerade dann, wenn die Zusammenarbeit mit der Botschaft des jeweiligen Landes erforderlich ist, ein Dolmetscher benötigt wird oder Originaldokumente und gültige Pässe fehlen.
Weitere 50 Eheschließungen kamen in Weil am Rhein zusätzlich zur Anmeldung. Diese Ermächtigungen braucht es, wenn die Hochzeit an einem anderen Ort, beispielsweise im Urlaub, stattfanden.
Zusätzlich wurden zwölf Ehefähigkeitszeugnisse ausgestellt. Sie werden von deutschen Staatsangehörigen benötigt, wenn die Eheschließung im Ausland stattfinden soll. Das Anmeldeverfahren ist hierbei genau so umfangreich wie bei einer Eheschließung in Deutschland.
Die Standesbeamtinnen sind auch zuständig für die Beurkundung von Sterbefällen. 209 Fälle beurkundeten sie 2025 (2024: 225). In den meisten Fällen überbringen die Bestattungsunternehmen die Dokumente des Verstorbenen und beschaffen auch fehlende Unterlagen. Fehlen Urkunden von Verstorbenen kann es jedoch zu Verzögerungen kommen. Die hinterbliebenen Angehörigen müssen gegebenenfalls auch Dokumente im Ausland beschaffen, die in Deutschland noch übersetzt werden müssen.
Die Beurkundung von Geburten wird größtenteils in Lörrach durchgeführt. Schließlich gibt es dort im Gegensatz zu Weil am Rhein eine Geburtsklinik. Dennoch wurden 2025 insgesamt 16 (6) Beurkundungen von Geburten durchgeführt. 32 (44) Vaterschaftsanerkennungen wurden 2025 beim Standesamt Weil am Rhein vorgenommen. Diese werden erforderlich, wenn ein Kind geboren wurde und die Eltern des Kindes nicht verheiratet sind. „Dies ist schon vor Geburt möglich, und auch sehr zu empfehlen. In diesem Zusammenhang können dann auch Namenserklärungen für das Kind abgegeben werden“, rät Freude.
65 (54) Namenserklärungen wurden vergangenes Jahr insgesamt bearbeitet. Diese werden beispielsweise auch nach einer Eheschließung im Ausland erforderlich. Zu verzeichnen gab es auch Kirchenaustritte. 2025 belief sich diese Zahl auf exakt 300 (281).
Die Weiler Standesbeamtinnen empfehlen generell, für alle Personenstandsangelegenheiten immer telefonische Infos beim Standesamt einzuholen oder persönlich, am besten nach Terminvereinbarung, vorzusprechen. „So können unangenehme Situationen, Fehlinformationen und gar die falsche Beschaffung von Dokumenten vermieden werden“, erklärt Freude.