Es wird nichts dem Zufall überlassen
Der Große Sitzungssaal ist schon bestuhlt, das Dirigentenpult bereits platziert, die Sitzordnung – streng nach Protokoll – ist in der Mache und die Catering-Bestellung längst aufgegeben. Die Vorbereitungen befinden sich für den Neujahrsempfang der Stadt Weil am Rhein am Freitag auf der Zielgeraden. Gut 500 Gäste werden wieder mit dabei sein.
Das Interesse ist groß. Die Rückmeldungen sind eingegangen und auch die 100 Bürgertickets verlost. Immerhin 120 Anfragen gab es dafür. „Der Große Sitzungssaal wird Stand jetzt bis auf den letzten Platz gefüllt sein“, macht Personalleiter Christoph Braun deutlich. Gemeinsam mit Andrea Steinebrunner bildet er das eingespielte Organisationsteam. Der diesjährige Empfang wird bereits ihr 19. sein.
Die größte Herausforderung wird dann bereits hinter diesem Duo liegen, wenn die Orchestergesellschaft traditionell dieses gesellschaftliche Top-Ereignis eröffnet. Die Gästekoordination ist sehr zeitaufwendig und aufregend zugleich. Sage und schreibe 700 Einladungen wurden ausgesprochen, am Ende muss es passen. „Deshalb ist es auch für uns so wichtig, dass wir Ab- oder Zusagen erhalten“, erklärt Steinebrunner.
Die Routine ist groß, ebenso aber auch das Herzklopfen: „Wir sind noch immer sehr aufgeregt und freuen uns, wenn am Ende alles geklappt hat“, sagen sie unisono. Und wenn die Gäste in die Nacht beschwingt verschwinden und die ersten Aufräumarbeiten erledigt sind, kann beim obligatorischen Zusammenkommen aller Helferinnen und Helfer in der Rathaus-Küche gelöst auf das Ereignis zurückgeblickt werden. Bereits im Oktober startete dessen Vorbereitung.
Insgesamt 15 Helferinnen und Helfer, allesamt Mitarbeitende aus dem Rathaus der 3-Länder-Stadt, sorgen an diesem Abend für einen reibungslosen Ablauf. Während sich Christoph Braun in erster Linie um den Programmablauf im Saal kümmert, ist Andrea Steinebrunner für das Catering und das Geschehen im Foyer zuständig, wo nach dem offiziellen Teil die Gäste am Buffet ins Gespräch kommen.
Nichts, aber auch gar nichts wird an diesem besonderen Abend dem Zufall überlassen. Der Ablauf hat sich bestens bewährt. Neben der Orchestergesellschaft setzen diesmal zwei Musikschülerinnen mit dem Hackbrett den würdigen musikalischen Akzent. Wieder wird ein verdienter Bürger, der sich im hohen Maße für die Allgemeinheit einsetzt, mit der Landesehrennadel ausgezeichnet, und die Markgräfler Trachtengruppe überbringt stilvoll die Neujahrsgrüße.
Und natürlich darf die Neujahrsansprache nicht fehlen. Sie wird einmal mehr mit Spannung erwartet. Es wird die zweite von Diana Stöcker als Oberbürgermeisterin der Stadt Weil am Rhein sein.
„Wir freuen uns auf diesen tollen Anlass“, sagt Braun und unterstreicht nochmals den Stellenwert dieses Ereignisses im Rathaus: „Es ist die erste und wichtigste repräsentative Veranstaltung in unserer Stadt.“